Voor ons projectbureau zijn wij op zoek naar een zelfstandige en representatieve officemanager (36 – 40 uur). Als officemanager van Bureau Meerstad ben je een onmisbare schakel binnen ons bureau en voor onze diverse klanten. Je bent een belangrijk onderdeel van al onze werkprocessen en verantwoordelijk voor alle administratieve en organisatorische taken. Met jouw nauwkeurigheid en analytisch vermogen help je onze organisatie gestructureerd te werken. Als iets niet efficiënt loopt dan bedenk jij gelijk een oplossing. Je bent de steun en toeverlaat van de directeur en het managementteam. Je regelt hun afspraken, verzorgt de correspondentie, ondersteunt bij de planning van het werk en onderhoudt interne en externe contacten. Je weet alles te vinden en bewaakt de structuur, zodat alles ook vindbaar blijft. Minimaal één keer in de twee weken werk je een zaterdag in ons informatiecentrum om bezoekers te helpen bij het vinden van hun nieuwe (t)huis in Meerstad. Ben jij een kei in het ontzorgen en organiseren en word je blij van klantcontact en het ondersteunen van mensen, zodat zij hun werk goed en efficiënt kunnen doen? Dan is deze baan mogelijk geschikt voor jou.
Meerstad
Meerstad staat voor ‘woongeluk’ in de ruimste zin van het woord. Bekend om de ruimte, het groen en het Woldmeer. De plek waar kinderen zorgeloos kind zijn, waar vitaal leven gestimuleerd wordt en waar duurzaamheid de normaalste zaak van de wereld is. Hier woon je in het meest groene en waterrijke stadsdeel van Groningen aan de rand van het schitterende Woldmeer. Of iemand nu zoekt naar een rijwoning, eilandvilla, waterwoning of een levensloopbestendig huis, iedereen vindt een droom(t)huis in Meerstad.
Bureau Meerstad
De gebiedsontwikkeling van Meerstad wordt uitgevoerd door Bureau Meerstad. Bij het drijvende projectbureau werken verschillende vakdisciplines samen aan de gebiedsontwikkeling en verkoop van bouwrijpe kavels voor woningen en voorzieningen. Bureau Meerstad is een zelfstandige organisatie met de gemeente Groningen als aandeelhouder.
Werkzaamheden
De werkzaamheden van officemanager binnen Bureau Meerstad zijn zeer divers. Een greep uit de meest voorkomende werkzaamheden:
- Ondersteunen van de directeur en de 3 managementteamleden.
- Beantwoorden en afhandelen van de vragen via telefoon en e-mail.
- Beheren van de agenda’s.
- Beheer van facilitaire zaken zoals voorraadbeheer en onderhoud interieur en exterieur van ons drijvende kantoor.
- Beheren van de klantdossiers, contracten in AFAS (ons in- en verkoopsysteem) en het archief.
- Diverse administratieve werkzaamheden, zoals notuleren van bijeenkomsten.
- Het organiseren van diverse bijeenkomsten en vergaderingen.
- Zakelijke correspondentie: uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten.
- Beheer van de personeelsadministratie.
- Zorgdragen voor gastvrije omgeving voor onze bezoekers van het informatiecentrum.
Functie-eisen
- Je beschikt over een HBO opleiding Office Management óf een MBO opleiding directiesecretaresse/managementassistent in combinatie met minimaal 4 jaar werkervaring als officemanager.
- De programma’s van Microsoft Office (Word, Outlook, MS Teams, Excel) hebben geen geheimen voor jou. Kunnen werken met AFAS is een pré.
- Je bent integer en betrouwbaar. Je zegt wat je doet en je doet wat je zegt.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten; klantvriendelijkheid en goed advies staan bij jou voorop. Je vindt het leuk om klanten blij te maken en bent vriendelijk aan de telefoon, in je e-mailcorrespondentie en persoonlijke gesprekken.
- Je regelt je zaken zelf zonder dat je directe aansturing nodig hebt. Je plant zelf tijdig jouw administratieve taken met behulp van AFAS.
- Je bent een goede teamspeler. Je draagt bij aan een fijne werksfeer en brengt positieve feedback in.
- Je bent gericht op verbetering. Je vindt het een uitdaging om processen slimmer of sneller te laten lopen. Jouw drive is niet sneller werken, maar efficiënter werken.
Meer informatie
LET OP: de reactietermijn voor deze vacature is inmiddels verlopen
We bieden je een afwisselende baan in een dynamische werkomgeving waarin je veel eigen inbreng hebt. De arbeidsvoorwaarden zijn afhankelijk van opleiding, kennis en ervaring. De hoogte van het salaris is in overeenstemming met de zwaarte van de vacature. Je krijgt eerst een jaarcontract met kans op een vaste aanstelling.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.